פוסטר מצגת

מוטיבציה לפרויקט

בעל העסק, זכה בעונה השנייה של תכנית המציאות "בייק אוף ישראל" ומנהל עמוד אינסטגרם פעיל עם כ- 70,000 עוקבים. מוקדי העיסוק של הארגון – סדנאות אפייה, מכירות עוגות בהזמנה אישית ופרסום במדיה הדיגטלית. בתקופה האחרונה ניתן לראות צמיחה ותחרות משמעותית בעסקים העוסקים במלאכה במיוחד עקב נוכחות הרשתות החברתיות בחיי היום יום ושכל בעל עסק מנסה לייחד את עצמו על מנת להרחיב פעילות והגדלת ההכנסות.

הצורך בפרויקט התעורר כאשר העסק התפתח ועמו גדלה כמות הנתונים. יחד עם זאת, בעל העסק המשיך לנהל לקוחות, כספים, ספקים והכל נעשה באופן ידני ולא מסודר, הדבר גובה זמן רב ממנו. בנוסף, עקב ריבוי ממשקים לתשלום לצורך נוחיות הלקוחות, ההכנסות נרשמות בצורה "מפוזרת" ולא אחידה, דבר זה מקשה על הבקרה וגורם לאובדן מידע רלוונטי אשר יכול לשפר ולייעל את העסק. הפרויקט מתמקד בעסק ובמשאבים הקיימים בו.

כיום בעל העסק ושאר הגופים המעורבים בעסק משתפים פעולה ומעבירים מידע על לקוחות, ספקים וכספים בצורה מיושנת, לא מבוקרת ולא מסונכרנת ובכך בעל העסק מבזבז המון זמן ואנרגיה לאיתור מידע רלוונטי. בעקבות זאת, מטרת הפרויקט היא להציע פתרונות אשר יקלו עליו ויאפשרו לו לנהל את העסק בצורה יותר אחראית מסודרת, מבוקרת, נבונה ומקלה. תרומת הפרויקט הצפויה לעסק הינה ייעול תהליכים ארגוניים, הורדת עלויות והגדלת הכנסות, הקלה על בעל העסק, שיפור זמנים, בקרה וכיוצא בזה כמובן על ידי ניהול נכון של נתונים, שמירתם ועיבודם.

סקירת ספרות

מטרתה של הסקירה הספרותית הינה לספר את הסיפור התיאורטי של התחום הנחקר תוך כדי היתוך של כל מקורות הספרות ומאפשרת לקשר בין הידע הקיים בנושא הנחקר לבין הידע החדש אותו הרכיב החוקר. תוכנה כשירות מהווה ייתרון לעסקים קטנים – מערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP) נחשבות חידוש עסקי חשוב אך בהתחשב בהיסטוריה של כשלים ביישום מערכות ה- ERP, עלויות התחלתיות גבוהות ועלויות תחזוקה גבוהות, ארגונים קטנים ובינוניים בדרך כלל ספקנים לגבי יישום מערכות ה- ERP. המודל תוכנה כשירות (Software as a Service) מהר מאוד הופך לדרך חסכונית של אספקת יישומים עסקיים עבור כל החברות, במיוחד חברות קטנות ובינוניות. באופן כללי היתרונות בהשקעה בשימוש IT מאתגר בחברות קטנות ובינוניות בהתחשב ביכולותיהן הטכניות והמשאב האנושי המוגבל (לפי החוקרת אדה 2009). אימוצה של מערכת ה SaaS ERP עשויה להפחית את הצורך באנשי IT לתפעול מערכות בחברה (לפי החוקר דסיסטו 2009). יתר על כן אימוץ מודל ה SaaS לאספקת שירות יכול להפחית חומרה ומשאבים הנדרשים לגיבוי מסד הנתונים, שדרוגים של ניהול ותשתית המערכת האימוץ של המערכת וניהולה עשוי להיות יקר פחות מהדרך המסורתית. ככל שלחברה קטנה ובינונית יש פחות תשתיות IT מהדור הקודם יישום של מערכת ERP חדשה יהיה הליך קל ונוח יותר.

מתודולוגיה

בשלב הראשון ייאספו נתונים היסטוריים בעזרת דוחות אקסל, דוחות כספיים, קבלות, הזמנות וכד'. לאחר ניתוח ראשוני, תיבדק ישימות טכנולוגית וכלכלית של הפתרונות האפשריים ותבחן האופציה לפתח או לרכוש מערכת מדף אשר יכולה להתאים לדרישות ונתוני העסק. על מנת להתאים את סוג המערכת לעסק יתבצע ניתוח פנים עסקי וסביבתי (חמשת הכוחות של פורטר, SWOT) ולבסוף תתקבלנה החלטה על בסיס מודל AHP שיורכב מקריטריונים אובייקטיבים שיכריעו מי המערכת האידאלית עבור העסק במקביל לבדיקת עלות תועלת.

ממצאים

לאחר ניתוח ראשוני של הנתונים והבנת העסק על רבדיו הטכנולוגיים והכלכליים וצרכיו העסקיים, הועלו פתרונות אפשריים, נבחר הפתרון של מערכת תוכנה כשירות (SaaS) כיוון שנמצא המתאים ביותר לעסקים קטנים אשר דלים במשאבים וטכנולוגיה וכמו כן נמצא כחלופה הזולה והאידאלית ביותר. במהלך סקירת השוק על מנת למצוא פתרון אידאלי נמצאו חמשת החברות הבאות:

• Salesforce – 100 ש"ח לחודש ועד 10 משתמשים, מוניטין גבוהה, תספק את כל המודלים.
• Monday – 0 -52 ש"ח בחודש תלוי כמות משתמשים, מוניטין הולך וגובר אך לא תספק את כלל המודלים הנדרשים.
• PROMOBOX - 200 שקל בחודש עבור 2 משתמשים והקמה חד פעמית של המערכת ב 300 ש"ח, עוד לא מוכרת מספיק ויקרה.
• Dynamics 365 (Microsoft) - מודל אחד עולה כ160- ש"ח לחודש, כל מודל נוסף עולה 64 ש"ח לחודש, מוניטין גבוהה של חברה מוכרת אך המערכת יקרה.
• Bitrix24 - עד 10 גיגה ו2 משתמשים 61 ש"ח לחודש, זולה אך לא מוכרת בשוק מספיק.

סיכום

מתוך סקירה של חמש חברות שונות המספקות שירותי SaaS ותמיכה לעסקים קטנים ובינוניים, אשר נבדקו ביתרונותיהם וחסרונותיהם ולפי שיטת AHP על פי קריטריונים שהוגדרו כמדדים אובייקטיבים ומבוססים על מוניטין, ממשק ידידותי ואינטואיטיבי, גמישות המערכת עם המשתמש והסבת נתונים בצורה יעילה ומהירה ובכמויות גדולות, מהמסקנות הנובעות מכך תתבסס קבלת ההחלטה עבור החלופה המתאימה.