שנה חדשה ב - H.I.T.מכון טכנולוגי חולון:

שנת הלימודים האקדמית תשס"ט תיפתח ב- H.I.T. המכון הטכנולוגי חולון ב-26 באוקטובר. גם השנה יציע המכון לימודים לתואר ראשון ושני בהנדסת חשמל ואלקטרוניקה, מדעי המחשב, מתמטיקה שימושית, טכנולוגיות למידה, ניהול טכנולוגיה, עיצוב תעשייתי, עיצוב פנים ועיצוב תקשורת חזותית; זאת - במטרה להסמיך מהנדסים, אנשי פיתוח, מעצבים ומנהלים מובילים לתעשייה. גמישות המבנה האקדמי של המכון תאפשר ניסיונות נוספים של שילוב בין תחומי לימוד, על מנת להמשיך ולקדם את יתרון המכון בהיותו מכון רב פקולטטי תת קורת גג.

 

לקראת פתיחת שנת הלימודים תשס"ט שקד צוות יחידת המחשוב ומינהל הסטודנטים על מימוש החזון החרות על דגלו: הצבת הסטודנט במרכז העשייה. במטרה לשפר את השירותים לסטודנטים ולהקל עליהם בתקופת הלימודים, יזם המכון מספר חידושים:

 

א. פעילות לשיפור השירות במינהל הסטודנטים

 

• כיתות לימוד עצמי: חדרים שבהם לא תתקיים פעילות לימודית קבועה ונועדו לאפשר לסטודנטים לימוד עצמי מחוץ למתחם הספרייה.

 

• פרסום ממוחשב של הגדרת הסטטוס: במסגרת יישום התקנון החדש, ועל מנת לסייע לסטודנטים שחורגים לעיתים ממהלך לימודים תקין, כל סטודנט יוגדר על-פי ארבעה סטטוסים: "סטטוס תקין", "אזהרה", "סטודנט על תנאי" ו"מועמד להרחקה".
במחלקות יוקצו יועצים מיוחדים לטיפול בסטודנטים שנכנסים לסטטוס על תנאי, במטרה להחזירם לסטטוס תקין. בעתיד, יוכל כל סטודנט לבדוק במערכות המידע  את הגדרת הסטטוס שלו, את הסיבות להגדרה זו ואת האפשרויות לחזרה לסטטוס לימודים תקין.

• פורום המכון בפורטל תפוז: הפורום כולל אפשרויות רבות, בהן מילון מונחים, שאלות ותשובות נפוצות, סקרים, לוח אירועים וכדומה. בנוסף, סוכם עם אגודת הסטודנטים על נוכחות נציג בפורום לתשובות בנושאים הקשורים לאגודה.

 

• מתן סיוע לסטודנטים המתקשים בלימודים: דו"ח עזר מרכז את שמות הסטודנטים שנכשלו בקורסים, על מנת שניתן יהיה לסייע להם.

 

• פרסום סטטוס רישום לקורסים באתר המכון: השירות מאפשר לסטודנט לדעת מהו סטטוס הרישום לקורסים, אלו קורסים עשויים להתמלא לפני שייפתח לו הרישום, אלו קורסים סביר שייסגרו ועוד.

 

• פרסום ממוצע מצטבר של ציוני סטודנטים: המידע, המתפרסם ללא שום פרט מזהה, מאפשר לסטודנט לדעת את מקומו באוכלוסייה ומשפר את המוטיבציה להשקיע בלימודים.

 

• הגשת בקשה למלגה באמצעות האינטרנט: מחשוב הגשת הבקשה למלגה מקצר משמעותית את זמן הטיפול בבקשה, מאחר שנתוני הסטודנט הרלוונטיים כבר קיימים במערכת.

 

• הגשת בקשה למועד מיוחד באמצעות האינטרנט: הגשת הבקשה באמצעות עמדת המידע מתבצעת תוך קיום תהליך עיבוד נתונים אוטומטי, מיון אוטומטי של הבקשות לפני העברתן לבדיקה של ועדת הוראה, עיבודים סטטיסטיים והתפלגויות של הבקשות, ומשלוח תשובות ישירות לסטודנט.

 

• בדיקת מאזן לימוד דרך עמדת המידע: מעתה יכול הסטודנט לעקוב ביתר קלות אחר החובות שנותרו לו לסיום התואר.

 

• פיתוח כלי סימולציה ייחודי לתכנון מערכת שעות לסטודנט: השירות מאפשר לסטודנט לתכנן את מערכת השעות שלו בצורה קלה וידידותית למשתמש.

 

• טופס טיולים ממוחשב: מילוי הטופס במחשב מאפשר סגירת חובות אקדמיים ומנהליים של הסטודנט בעיבוד מקביל של כל הגורמים.

 

• פישוט תהליכי הגשת בקשה לפטור: בדיקות שנערכו מצאו שמרבית בקשות הפטור מגיעות מרשת "עמל" ו"אורט". עבור רשתות אלו גובשה רשימת פטורים מומלצים, כך שהסטודנט יידע מראש מהם סיכוייו לקבלת פטור.

 

• שליחת ברכת יום הולדת לסטודנטים: שימוש בנתונים במערכת למשלוח ברכת יום הולדת לכל סטודנט.

ב. התקדמות להשלמת השינוי הארגוני

 

• מדור הרישום וההכוון הלימודי הוכפף למינהל הסטודנטים, בכפיפות לד"ר זינגר ובניהולו של מר שגיא לוי, ובכך הושלם שלב נוסף במיקוד השירות לסטודנט תחת קורת גג אחת.

• הושלמה בניית מזכירות לשכת סגן הנשיא בסמיכות ללשכת הנשיא על מנת למקד את פעילויות הניהול של המכון.

• הושלם תהליך מיקוד הטיפול בבחינות תחת מערך ארגוני אחד – מדור הבחינות.

ג. פעילויות פיתוח ובינוי במכון

 

• הושלם תהליך העברת המחלקה לפיסיקה למבנה 8, על מנת לרכז את פעילות הפקולטה למדעים בבניין אחד.

• הושלם שיפוץ מבנה 4 "המז"ח", לשיפור השירות לסטודנט בפקולטה לעיצוב.

• המחלקה ללימודים כלליים הועברה למשכנה החדש במבנה 5, ועתה היא נגישה יותר לסטודנטים.

• הוקמו שני מגרשי חניה מסודרים בכניסה למכון והקמת מגרש נוסף תושלם במהלך החודש הראשון ללימודים, כדי להקל על מצוקת החניה.

• הושלם הגינון מסביב למבנה 8 וחודשה השתילה ברחבי המכון.

• המכון עבר מירוק וניקוי יסודי.

 

 כמו כן, המכון נוקט צעדים כדי להמשיך ולשפר את השירותים לסטודנטים ולמרצים בתחומים הבאים:

 

• קליטת ציוני בחינות באמצעות קבצי אקסל: בעקבות הצלחת הפיילוט בסמסטר ב' של שנת הלימודים תשס"ח בפקולטה לעיצוב, ציוני הבחינות יחלו להיקלט באמצעות קבצי אקסל, דבר אשר ימנע טעויות הקלדה ויזרז את קצב קליטת הציונים.

 

• רישום ממוחשב לבחינת אמיר"ם (בחינת פטור ממוחשבת באנגלית): הרשמה לבחינה דרך האינטרנט באמצעות טופס מיוחד תאפשר מעקב רציף אחר התקדמות הרישום. הסטודנט יקבל קבלה, שבה יופיעו תאריך ושעת הבחינה.

 

• רישום לקורסים בהמתנה: הדבר יאפשר לסטודנט לשריין לעצמו מקום בקורס מלא במקרהשיתפנה מקום בקורס.

 

• קליטת פרטי מרצה חדש באמצעות האינטרנט: המרצה יוכל להזין את הפרטים שלו ישירות לאתר האינטרנט, במקום למלא שאלון, אשר מוקלד למערכת.

 

• רישום ממוחשב למתן שיעורי עזר: הסטודנט יוכל להירשם לשיעורי עזר דרך האינטרנט באמצעות טופס מיוחד.

 

• מחשוב פטורים: השירות יאפשר הגשת בקשת פטור דרך האינטרנט, לשיפור תהליך אישור הפטורים.

 

• מעקב פרויקט גמר באמצעות עמדת המידע: יפשט את התקשורת בין המזכירות לסטודנט ולמרצה במעקב אחר תהליך פרויקט הגמר.

 

• בחירת מסלולי התמחות דרך עמדת המידע: בחירת מסלולי ההתמחות בתוך המחלקה תיעשה ישירות מעמדת המידע, במקום באמצעות הגשת בקשה ידנית.

 

• הגשת בקשה להקלות עקב צרכים מיוחדים באמצעות האינטרנט: השירות יאפשר לסטודנט להגיש בקשה להקלות כגון: הארכת זמן בבחינה, דף נוסחאות מורחב, צורך בשכתוב בחינה ועוד.

 

• קליטת נוכחות סטודנטים באמצעות קבצי אקסל: המרצה ימלא נוכחות בקובץ אקסל וימסור למזכירות, אשר תבצע את קליטת הנוכחות ישירות למערכת.

 

 

בכל הפיתוחים האלה הושקעה מחשבה רבה, מתוך רצון לשפר את השירות לסטודנט ולמרצה, על מנת לפשט ולקצר תהליכים מנהלתיים. בעתיד צפויים במכון פיתוחים רבים נוספים. המכון ימשיך להשקיע משאבים על מנת לסלול לבאים בשעריו את נתיב ההצלחה, ומאחל לסטודנטים שנת לימודים מאתגרת ופורייה.